Niektóre osoby mają w domu dokumenty dotyczące minionych lat. Mogą to być listy, legitymacje, fotografie. Z upływem czasu papier zaczyna się kruszyć a zdjęcia żółkną. Miejskie archiwa pełne są dokumentów z jeszcze wcześniejszych epok. Księgi metrykalne, historie rodzin, akty własności, czy dokumenty urzędowe, dawniej były spisywane ręcznie. One również niszczeją, a powinny być stale dostępne dla naukowców, albo osób prywatnych poszukujących swoich korzeni.
Utrwalanie starych dokumentów
Na użytek domowy, można wykonać aparatem cyfrowym fotografie dokumentów i przesłać je do komputera. Ale na większą skalę potrzebna jest digitalizacja z zastosowaniem profesjonalnego sprzętu. Jest to bardziej skomplikowany proces wymagający odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Zajmują się tym specjaliści od technologii informatycznych, tacy jak: http://artreal.pl . Oprócz skanowania, potrzebne jest też kompresowanie plików, aby zajmowały jak najmniej miejsca na dysku. Można również sprawić, że cyfrowa kopia będzie czytelniejsza od oryginału. Z pomocą digitalizacji zbiór papierowych dokumentów stajnie się cyfrowym archiwum.
Przechowywanie i udostępnianie
Dokumenty utrwalone w pamięci komputera są udostępniane na miejscu w archiwum, bez konieczności sięgania po oryginały. Badacze historii mogą obejrzeć np. skany w formie wizualizacji medialnych w muzeum.
Zdigitalizowany dokument zawarty w odpowiednio sformatowanym pliku nadaje się również do wydruku. Ten fakt jest często wykorzystywany w przypadku pracy nad publikacją książek naukowych i katalogowania zbiorów.
Specjaliści w dziedzinie digitalizacji potrafią także wykonać powiększenia cyfrowych kopii w odpowiedniej rozdzielczości, na potrzeby działalności wystawienniczej. Cyfrowe archiwum może być dostępne dla naukowców i innych osób zainteresowanych przeszłością, na całym świecie. Pliki są widoczne w wirtualnym archiwum, a poufne zapisy prywatne, lub nieupublicznione ważne dokumenty, przesyłane są drogą internetową w zakodowanych plikach do osób mających uprawnienia do odczytu.