W biurach nieustannie przetwarza się i przechowuje rozmaite dokumenty, które nierzadko zawierają informacje ściśle poufne, takie jak choćby dane osobowe klientów lub kontrahentów. Z tego względu koniecznie jest zadbanie o ich właściwe zabezpieczenie. W przeciwnym razie mogą się dostać w niepowołane ręce lub zostać przypadkowo zniszczone. W celu zapewnienia wszelkim wartościowym papierom optymalnej ochrony warto trzymać je m.in. w specjalnych szafach pancernych zamykanych na szyfr.
Metalowe meble to strzał w dziesiątkę
Podstawowym wymogiem dotyczącym zabezpieczenia dokumentów w biurach jest przechowywanie ich zgodnie z konkretnym porządkiem (np. chronologicznie albo wg kategorii), a także odkładanie na wyznaczone miejsce po każdorazowym użytku. Ponadto należy trzymać je w wytrzymałych meblach wykonanych z metalu. W tej roli doskonale sprawdzą się szafy biurowe zamykane na tradycyjny klucz oraz wspomniane już we wstępie szafy pancerne. Najlepiej postawić na modele z certyfikatem i o wysokiej klasie odporności na włamanie, czyli oznaczone symbolem S1, S2, B lub C. Pamiętajmy jedynie o tym, aby klucze zawsze zabierać ze sobą, ewentualnie umieścić je w bezpiecznej lokalizacji, znanej wyłącznie w pełni zaufanych osobom. Dodatkowo można pokusić się o zamontowanie w pomieszczeniach certyfikowanych drzwi, okien i rolet. Skutecznym sposobem na znaczne zwiększenie poziomu ochrony tajnych i poufnych dokumentów biurowych jest również ich dokładne przejrzenie, a następnie przetworzenie sporej części z wersji papierowych na elektroniczne (poprzez profesjonalne zeskanowanie). Proces taki określa się mianem digitalizacji.